Прежде всего хочу сказать, что согласно статье 11, Закона о бухгалтерском учете, ответственность за ведение учета несет руководитель компании, именно Директор, а не главный бухгалтер несет ответственность за полный и достоверный учет. Каждый руководитель должен помнить два важных момента:
-
Новый бухгалтер никогда не будет отвечать за работу старого.
-
Старый бухгалтер как только получит зарплату, пропадет навсегда.
Суровая реальность такова, что руководитель платит зарплату бухгалтеру и в последующем сам отвечает за его работу. Чтобы руководителю хоть немного обезопасить себя в будущем, до окончательного расчета со старым бухгалтером необходимо:
-
Проверить статус юридического лица в персональном кабинете. Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при ухудшение уровня налогового риска. Необходимо зайти в персональный кабинет и проверить свой статус, там же вы сможете проверить своевременность сдачи отчетов и наличие задолженности.
-
Получите доступ к бухгалтерской программе, сделайте копию базы. К сожалению не все умеют красиво расставаться и бывают случаи когда бухгалтер забирает с собой базу данных. Чтобы избежать этого периодически снимайте копию базы, объясните, это тем, что необходимо в целях безопасности от Интернет мошенников.
-
Банк-клиент. Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. Если у бухгалтера нет право подписи, то достаточно забрать банковский ключ, логин и пароль.
-
ЭЦП ключ. Даже после увольнения, копия вашего ЭЦП ключа остается у старого бухгалтера и при желании он может, от имени вашей компании воспользоваться им. К сожалению смена пароля не помогает, так как пароль меняется только на заданном компьютере, а с любого другого, доступ сохранится. Чтобы избежать неприятных ситуаций, рекомендую обратиться в единое окно и получить новый ЭЦП ключ юридического лица, а старый непременно заблокировать.
-
Доступ к электронным счетам-фактурам. Получите у вашего бухгалтера логин и пароль к оператору электронного документооборота и сразу поменяйте пароль доступа.
-
Проверить остатки 51 счета с банком. Как правило у бардачных бухгалтеров ни один счет не сходится. Знаю, что многие руководители в жизни не заходили в бухгалтерскую программу, но ради такого случая непременно нужно проверить остатки. Причем проверяйте остатки как на текущую дату, так и на произвольную.
-
Документация. Необходимо принять следующие документы:
-
Оригиналы учредительных документов, если передавались бухгалтеру.
-
Учетная политика за текущий и предыдущие года.
-
Документы по кадрам: Приказы (прием, увольнение); трудовые договора; личные дела сотрудников
-
Документы по зарплате: табеля, ведомости
-
Договора с покупателями и поставщиками
-
Счета-фактуры с покупателями и поставщиками
-
Налоговая отчетность
-
Передачу дел, при смене главного бухгалтера, следует оформить актом, к которому в качестве приложения обязательно распечатать оборотно-сальдовую ведомость. Таким образом остатки на счетах в момент ухода старого бухгалтера будут зафиксированы.
Конечно, большинство руководителей не станут заморачиваться, ведь легче всего найти нового бухгалтера и свалить ответственность на него, но хочется надеяться, что эта статья кого то изменит, а возможно спасет от неприятностей в будущем.
Если статья понравилась вам или у вас имеются вопросы пишите, буду рад ответить на них в следующем материале.